エアライン就活に役立つメールの基本マナーとは?

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エアライン就活に役立つメールの基本マナーとは?

エアライン就活を進めていくにつれて増えてくる応募企業とのメールでのやりとり。

会社説明会への申し込みや面接日程の調整、選考結果の連絡に対する返信など、メールでのやりとりが必要なシーンはさまざまですが、メールのタイミングや文言ひとつをとっても「本当にこれでいいのかな?」と気になってしまうこともあると思います。

そこで、今回は就活中にメールを送る際に心がけておくことや注意すべきことなど、エアライン就活に役立つメールの基本マナーについてご紹介します。

メールの基本マナー

エアライン就活に役立つメールの基本マナーとは?

メールの返信は24時間以内を心がける

メールの返信は遅くとも24時間以内に行いましょう。

「○日までに」と返信期日が書かれていたとしても早めの返信に越したことはありません。また、日程の調整など確認などが必要で返信までにどうしても時間を要する場合には、「○日までに返信します。」という取り急ぎの返信をしておくと相手にとっても親切です。

メールの返信のタイミングに注意

メールの返信は企業の就業時間内に行うようにしましょう。

深夜などに返信を行うと企業側に不規則な生活をしているイメージを持たれたり、重要なことを後回しにしているような印象になりかねません。平日の日中に返信ができないという人は予約送信機能などを利用するのも良いでしょう。

メールには分かりやすい件名を

メールにはひと目で分かりやすい件名をつけるようにしましょう。

応募企業は日々多くのメールに目を通しています。企業へのメールでは「◯月◯日の面接のお礼(大学名・氏名)」や「二次面接の日程調整のご相談(大学名・氏名)」などのように「どんな用件なのか」「誰からのメールなのか」が分かるような件名にします。また、メールの返信ではすでにある件名を変えることなく「Re:」を残して返信するようにしましょう。

ただし、「Re:Re:Re:OB訪問のお礼」のように「Re:」が続いてしまうと肝心の件名が見えなくなってしまうことがあります。大事なのは件名がはっきりと分かることなので、この場合には、「Re:」をいくつか削除するか件名を適切なものに変えても構いません。

誤字脱字のないように送信前に再確認を

メールを送信する前には誤字脱字のないように再確認を忘れずに行いましょう。

電話などの対応と異なりゆっくりと時間を使って確認できるのがメールの良いところです。メールを作成したら誤字脱字がないか、文章のバランスや入力漏れがないかを丁寧に確認しましょう。少し時間を空けて再読したり、文章を声に出して読んでみたりすると間違いにも気づきやすくなります。

メール構成の基本マナー

エアライン就活に役立つメールの基本マナーとは?

宛名は正式名称を記載

宛名は文章の最初に必ず記載しましょう。

宛名の記載は正式名称を使うのが正しいマナーです。企業名、担当者名ともに略せず正式名称を記載するようにします。普段メールを使ったやりとりをしていないと宛名を書かずに返信をしてしまう人が多くいますが、宛名を書かないメールでは誰に宛てたメールなのかがわからないということ以前にビジネスマナーとして失礼にあたりますので注意が必要です。

自己紹介は短く

企業へのメールをはじめて送る際には自己紹介が必須です。

ただし、メールは自己PRの場ではありません。「〇〇大学○○学部の〇〇〇〇と申します。」など、自己紹介は短く簡潔に行います。

本文は簡潔で分かりやすく

メールの本文は相手に伝わりやすいよう簡潔にまとめましょう。

「〇〇の件についての問い合わせです。」や「〇〇について○件質問があります。」など、本文のはじめに用件を記載すると的確で分かりやすいためビジネスの場でもよく使われています。また、長文を記載するよりも箇条書きを使用する方が用件が伝わりやすいため、いくつか聞きたいことや問い合わせたいことがある場合には箇条書きを使用すると良いでしょう。

締めの文言は何パターンか用意

本文の締めの文言はメールの内容に合わせて何パターンか用意しておきましょう。

基本の文言は「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」要望がある際には「お忙しいところ恐縮ですがご対応のほどよろしくお願いいたします。」回答が欲しい場合には、「ご多忙のところ恐れ入りますがご回答いただければ幸いです。」など、メールの内容に合わせて使い分けることができるとスマートです。

署名を忘れずに

メールの最後には署名を忘れずに記載しましょう。

メールの署名は誰からのメールなのかが分かるようにするものです。大学名・名前・メールアドレス・連絡の取れる電話番号などシンプルなもので構いません。メールの返信時に自動で付けられる署名を作成しておくのもお勧めです。

まとめ

いかがでしたか?ラインなどの通信アプリの普及が増える中で普段メールを使用していないという人も増えていると思います。しかしエアライン就活では企業とのやりとりを行う際にはメールの活用は必至です。

多忙であることが想像できる読み手の立場に立ってメールの内容を分かりやすく簡潔な内容にするのはもちろんのこと、タイミングやメールの基本マナーを心がけることで、普段メールを使用していない人でもメールでのやりとりに自信が持てるようになるはずです。

時間のあるときにぜひ一度シーン別の例文を作ったり、署名の作成を行ったり、メールへの理解を深めてみてください。

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この記事を書いたキャビンアテンダントは・・・

ca6桜子さん

海外の大学へ留学後、旅行やビジネスコミュニケーションの仕事を経験し、日系航空会社のキャビンアテンダントへ。アジア・中東・欧州での生活経験あり。

詳しいプロフィールはこちら

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